Outlook 2007 - Regels maken en exporteren


Je kunt Regels in Outlook instellen om zodoende e-mail te sorteren. Op deze manier kun je eenvoudig e-mail automatisch naar een map verplaatsen die bijvoorbeeld afkomstig is van een specifiek persoon bijvoorbeeld in het geval van een nieuwsbrief of andere e-mail. Met behulp van de regels stel je dan diverse voorwaarden op waar een e-mail aan moet voldoen om verplaatst te worden, bijvoorbeeld zoals aangegeven op basis van een afzender of op basis van een onderwerp etc.

Regels aanmaken gaat als volgt, ga hiervoor bovenin in het menu naar Extra en klik op 'Regels en waarschuwingen'.

Regels maken

In het nieuwe venster dat opent zie je het overzicht van de aangemaakte regels zodra deze aanwezig zijn. Om een nieuwe regel aan te maken klik op de knop 'Nieuwe regel'. In het venster dat opent zie je dan direct een aantal opties waaronder de eerste om een regel te maken waarbij bepaalde berichten van een ingesteld persoon naar een map verplaatst worden. Ook hier de optie om te kiezen voor het verwijderen van e-mails. Klik hier een gewenste optie aan en klik op volgende.

Regels maken

Je krijgt dan een overzicht met de eerste voorwaarden waaruit je kunt kiezen. Standaard staat de optie 'Personen' aangevinkt. In het kader eronder, onder Stap 2 zie je constant tijdens het doorlopen van de stappen een samenvatting van de gekozen voorwaarden. Klik hier in dit geval op 'Personen of ditributielijst' om een e-mailadres in te voeren. Eronder klik je dan op 'Naam map' om een map te kiezen waarna de berichten worden verplaatst. Je kunt in het venster waarin je een map kiest overigens ook een nieuwe map aanmaken.

Regels maken

Druk dan op volgende en in het volgende venster kies je dan de actie die uitgevoerd moet worden. In de eerste stap was hier al het verplaatsen naar een map te zien, dit kun je eventueel hier wijzigen in een andere actie zoals het verwijderen van de e-mail. Kli kdan opnieuw op volgende. In dit laatste scherm kies je eventuele uitzonderingen op de ingestelde voorwaarden en druk daarna op volgende.

Je ziet dan een samenvatting met een naam voor de aangemaakte regel, klik hier dan op voltooien en de regel is actief. Op deze manier je allerlei regels instellen in Outlook. In het hoofdvenster kun je eventueel regels ook kopieren en aanpassen, zodoende hoef je dan utigebreide regels niet telkens helemaal opnieuw te maken.

Rgels exporteren

Als je veel gebruik maakt van regels is het handig om deze te exporteren zodat je eventueel later bij bijvoorbeeld een nieuwe installatie de regels zo weer kunt importeren en ze dus niet opnieuw hoeft te maken. In het hoofdvenster met het overzicht van de gemaakte regels staat dan rechts bovenin een knop genaamd "Opties". Klik hier op en hier zie je dan een importeerknop en een exporteerknop. Door op Exporteren te klikken krijg je een dialoogvenster om een locatie aan te geven waar het bestand opgeslagen moet worden.

Regels maken